How do I create and manage purchase orders? كيف أنشئ وأدير أوامر الشراء؟

"# How do I create and manage purchase orders?

Purchase orders (POs) are the formal way to order new stock from your suppliers. The workflow takes you from creating the order, through approval, all the way to receiving the goods — keeping everything accurate and controlled.

The purchase order lifecycle

A PO moves through three stages:

1. Draft → Created and submitted for approval
2. Approved → Reviewed and sent to the supplier
3. Received → Goods arrive and stock is updated

Step 1: Create a purchase order

1. Navigate to Inventory → Purchase
2. Click ""+ New Order""
3. Fill in the PO details:

• Supplier: Choose from your registered suppliers
• Branch: Select which branch will receive the goods
• Delivery date: Set the expected delivery date
• Note: Add any special instructions (optional)

4. Select Products: Add the items you're ordering, specifying:

• Purchase unit
• Cost per item

5. Click ""Next"" to review
6. Click ""Submit for approval""

Step 2: Approve the purchase order

1. Navigate to Inventory → Purchase
2. Find the PO marked as ""Draft""
3. Review the pending PO for accuracy — check items, quantities, and costs
4. Click ""Approve"" or ""Reject"" (include a reason if rejecting)

An approved PO is ready to be sent to the supplier.

Step 3: Receive goods (GRN)

When the physical stock arrives:

1. Navigate to Inventory → Purchase
2. Find the PO marked as ""Approved""
3. Count the physical items and enter the actual quantity received next to each item
4. Adjust for any shortfalls or damages
5. Click ""Receive""
6. Confirm receipt — this officially adds the new stock to your inventory levels

What is a Goods Received Note (GRN)?

A GRN is an acknowledgment from the buyer to the supplier that the goods have been received. It closes the loop between you and your vendor in the procurement process and serves as an important document for your records.

Good to know

• Always double-check quantities before confirming receipt. This step directly affects your inventory levels.
• If there are discrepancies between what was ordered and what was delivered, adjust the received quantities accordingly.
• The system keeps a complete audit trail of every PO, from creation to receipt."

"# كيف أنشئ وأدير أوامر الشراء؟

أوامر الشراء هي الطريقة الرسمية لطلب مخزون جديد من الموردين. يأخذك سير العمل من إنشاء الطلب عبر الموافقة وصولاً إلى استلام البضائع — مع الحفاظ على الدقة والتحكم.

دورة حياة أمر الشراء

يمر أمر الشراء بثلاث مراحل:

1. مسودة → تم إنشاؤه وتقديمه للموافقة
2. موافق عليه → تمت مراجعته وإرساله للمورد
3. مستلم → وصلت البضائع وتم تحديث المخزون

الخطوة 1: إنشاء أمر شراء

1. انتقل إلى المخزون → المشتريات
2. انقر على ""+ طلب جديد""
3. املأ تفاصيل أمر الشراء:

• المورد: اختر من الموردين المسجلين
• الفرع: اختر الفرع الذي سيستلم البضائع
• تاريخ التسليم: حدد تاريخ التسليم المتوقع
• ملاحظة: أضف أي تعليمات خاصة (اختياري)

4. اختر المنتجات: أضف العناصر التي تطلبها مع تحديد:

• وحدة الشراء
• تكلفة العنصر

5. انقر على ""التالي"" للمراجعة
6. انقر على ""تقديم للموافقة""

الخطوة 2: الموافقة على أمر الشراء

1. انتقل إلى المخزون → المشتريات
2. ابحث عن أمر الشراء المحدد بـ ""مسودة""
3. راجع أمر الشراء المعلق للتأكد من دقته — تحقق من العناصر والكميات والتكاليف
4. انقر على ""موافقة"" أو ""رفض"" (أضف سببًا في حالة الرفض)

أمر الشراء الموافق عليه جاهز للإرسال إلى المورد.

الخطوة 3: استلام البضائع

عندما يصل المخزون الفعلي:

1. انتقل إلى المخزون → المشتريات
2. ابحث عن أمر الشراء المحدد بـ ""موافق عليه""
3. عُد العناصر الفعلية وأدخل الكمية المستلمة فعليًا بجانب كل عنصر
4. عدّل لأي نقص أو تلف
5. انقر على ""استلام""
6. أكد الاستلام — هذا يضيف المخزون الجديد رسميًا إلى مستويات مخزونك

ما هو إشعار استلام البضائع؟

إشعار استلام البضائع هو إقرار من المشتري للمورد بأن البضائع قد تم استلامها. يغلق الحلقة بينك وبين البائع في عملية الشراء ويعمل كوثيقة مهمة لسجلاتك.

معلومات مفيدة

• تحقق دائمًا من الكميات قبل تأكيد الاستلام. هذه الخطوة تؤثر مباشرة على مستويات مخزونك.
• إذا كانت هناك تناقضات بين ما تم طلبه وما تم تسليمه، عدّل الكميات المستلمة وفقًا لذلك.
• يحتفظ النظام بسجل مراجعة كامل لكل أمر شراء من الإنشاء إلى الاستلام."

Updated on: 08/04/2026