How do I handle stock discrepancies?

Discrepancies happen when your system's inventory data doesn't match what's physically on your shelves. Understanding why they occur and how to resolve them is key to maintaining accurate stock records.

Common causes of discrepancies

• Receiving errors — Accepting a delivery without properly counting items against the PO
• Theft or pilferage — Unrecorded removal of stock
• Damage or spoilage — Items going bad without being logged as waste
• Data entry mistakes — Incorrect quantities entered during stock counts or production
• Unrecorded transfers — Moving items between locations without creating a transfer order
• Recipe inaccuracies — Production recipes that don't reflect actual ingredient usage

How to investigate

1. Run a stock count — Go to Inventory → Stock Update and perform a physical count for the affected items
2. Check recent transactions — Review purchase orders, production orders, transfers, and waste reports for the period in question
3. Verify recipes — If the discrepancy involves produced items, check that the recipe components and quantities are correct
4. Review receiving records — Were all goods received properly counted and verified against the PO?

How to correct

Once you've identified the cause:

1. Create a Stock Count in the Stock Update module
2. Enter the correct physical quantities for all affected items
3. Add a note explaining the reason for the adjustment
4. Click ""Save & Update Inventory"" to align the system with reality

How to prevent discrepancies

• Always verify deliveries against the purchase order before confirming receipt
• Record waste and spoilage promptly
• Use the transfer module for any inter-branch stock movement
• Keep recipes up to date with actual usage
• Perform regular stock counts (weekly for high-turnover items, monthly for others)"

"# كيف أتعامل مع تناقضات المخزون؟

التناقضات تحدث عندما لا تتطابق بيانات مخزون النظام مع ما هو موجود فعليًا على أرففك. فهم أسبابها وكيفية حلها هو المفتاح للحفاظ على سجلات مخزون دقيقة.

الأسباب الشائعة للتناقضات

• أخطاء الاستلام — قبول تسليم دون عد العناصر بشكل صحيح مقابل أمر الشراء
• السرقة — إزالة غير مسجلة للمخزون
• التلف أو الفساد — فساد العناصر دون تسجيلها كهدر
• أخطاء إدخال البيانات — إدخال كميات غير صحيحة أثناء الجرد أو الإنتاج
• نقل غير مسجل — نقل عناصر بين المواقع دون إنشاء أمر نقل
• عدم دقة الوصفات — وصفات الإنتاج لا تعكس الاستخدام الفعلي للمكونات

كيفية التحقيق

1. أجرِ جرد مخزون — اذهب إلى المخزون → تحديث المخزون وأجرِ عدًا فعليًا للعناصر المتأثرة
2. تحقق من المعاملات الأخيرة — راجع أوامر الشراء وأوامر الإنتاج والنقل وتقارير الهدر للفترة المعنية
3. تحقق من الوصفات — إذا كان التناقض يتعلق بمنتجات مُنتَجة، تحقق من أن مكونات الوصفة وكمياتها صحيحة
4. راجع سجلات الاستلام — هل تم عد جميع البضائع المستلمة والتحقق منها مقابل أمر الشراء؟

كيفية التصحيح

بمجرد تحديد السبب:

1. أنشئ جرد مخزون في وحدة تحديث المخزون
2. أدخل الكميات الفعلية الصحيحة لجميع العناصر المتأثرة
3. أضف ملاحظة توضح سبب التعديل
4. انقر على ""حفظ وتحديث المخزون"" لمطابقة النظام مع الواقع

كيفية منع التناقضات

• تحقق دائمًا من التسليمات مقابل أمر الشراء قبل تأكيد الاستلام
• سجل الهدر والتلف بسرعة
• استخدم وحدة النقل لأي حركة مخزون بين الفروع
• حافظ على تحديث الوصفات بالاستخدام الفعلي
• أجرِ جرد منتظم (أسبوعي للعناصر سريعة الدوران، شهري للأخرى)"

Updated on: 08/04/2026