How do I perform a stock count? كيف أجري جرد المخزون؟

"# How do I perform a stock count?

A stock count (also called a physical inventory) lets you reconcile your system's inventory data with what's actually on your shelves. This ensures your numbers are accurate, which is critical for reliable reporting, smart purchasing, and precise cost calculations.

When should I do a stock count?

• End of day, week, or month (depending on your business)
• Before creating a large purchase order
• When you suspect discrepancies between the system and actual stock
• During regular inventory audits

Step-by-step

1. Navigate to Inventory → Stock Update
2. Click ""+ New Stock Update""
3. In the pop-up window:

• Select the Branch
• Choose ""Stock Count"" as the report type

4. Add products: Select all items you need to count (you can add an entire category at once)
5. Click ""Next""

6. Enter quantities: For each item, enter the actual physical count. For example, if the system shows 50 units but you only have 48, enter ""48.""

7. Choose one of two options:

• Save — Saves as a draft. No changes are made to your live inventory. Use this if you need a manager to review the count first.
• Save & Update Inventory — Finalizes the count and immediately adjusts your inventory levels. This action is irreversible.

What happens after?

The system automatically calculates the variance — the difference between the old system quantity and your new count — and logs the adjustment. This gives you a clear audit trail showing exactly what changed and when.

Best practices

• Count first, enter second — Always complete your full physical count before entering data. Don't rely on memory.
• Double-check before finalizing — Before clicking ""Save & Update Inventory,"" review all quantities carefully. A mistake here directly impacts your live inventory.
• Manager review for large counts — For month-end counts or large adjustments, save as a draft and have a manager review before final submission."

"# كيف أجري جرد المخزون؟

جرد المخزون يتيح لك مطابقة بيانات مخزون النظام مع ما هو موجود فعليًا على الأرفف. هذا يضمن دقة أرقامك وهو أمر حاسم للتقارير الموثوقة والشراء الذكي وحسابات التكلفة الدقيقة.

متى يجب أن أجري جرد المخزون؟

• نهاية اليوم أو الأسبوع أو الشهر (حسب عملك)
• قبل إنشاء أمر شراء كبير
• عندما تشك في وجود تناقضات بين النظام والمخزون الفعلي
• خلال عمليات التدقيق المنتظمة للمخزون

خطوة بخطوة

1. انتقل إلى المخزون → تحديث المخزون
2. انقر على ""+ تحديث مخزون جديد""
3. في النافذة المنبثقة:

• اختر الفرع
• اختر ""جرد المخزون"" كنوع التقرير

4. أضف المنتجات: اختر جميع العناصر التي تحتاج لجردها (يمكنك إضافة فئة كاملة مرة واحدة)
5. انقر على ""التالي""

6. أدخل الكميات: لكل عنصر أدخل العدد الفعلي. مثلاً إذا كان النظام يعرض 50 وحدة لكن لديك 48 فقط، أدخل ""48"".

7. اختر أحد خيارين:

• حفظ — يحفظ كمسودة. لا تتغير مستويات المخزون الحي. استخدمه إذا كنت تحتاج لمراجعة المدير أولاً.
• حفظ وتحديث المخزون — ينهي الجرد ويعدل مستويات المخزون فورًا. هذا الإجراء لا يمكن التراجع عنه.

ماذا يحدث بعد ذلك؟

يحسب النظام تلقائيًا الفرق بين كمية النظام القديمة وعددك الجديد ويسجل التعديل. هذا يمنحك سجل مراجعة واضح يوضح ما تغير ومتى.

أفضل الممارسات

• عُد أولاً ثم أدخل — أكمل دائمًا العد الفعلي الكامل قبل إدخال البيانات. لا تعتمد على الذاكرة.
• تحقق مرتين قبل الإنهاء — قبل النقر على ""حفظ وتحديث المخزون"" راجع جميع الكميات بعناية. خطأ هنا يؤثر مباشرة على مخزونك الحي.
• مراجعة المدير للجرد الكبير — لجرد نهاية الشهر أو التعديلات الكبيرة، احفظ كمسودة واطلب مراجعة المدير قبل التقديم النهائي."

Updated on: 08/04/2026